Dobrý den,
po dlouhé době mám pro vás nový obsah ohledně Excelu. Je pravda, že v poslední době se hodně soustředím na umělou inteligenci a firemní inovaci a na tabulky nezbývá tolik času. Excel se může zdát jako něco starého, neaktuálního, ale je to stále pracovní nástroj číslo jedna pro velkou část lidí. Dokonce bych řekl, že to je nejrozšířenější low-code platforma na světě.
Jak tedy používat Excel správně?
Lidé si hrozně komplikují život v Excelu. Když dodržíte těchto pár pravidel, váš život bude o dost jednodušší. Mrkněte na video. Níže je jeho shrnutí v textu.
7 pravidel správného používání Excelu:
1. Neslučujte buňky
Vypadá to hezky, ale nedělejte to. Bude se vám špatně filtrovat, pracovat se vzorci, manipulovat s věcmi. Pokud se nejedná o formulář k vytištění, zapomeňte na to. Ve videu je návod, jak udělat, aby tabulka vypadala stejně, ale žádné sloučené buňky neměla.
2. Nedělejte dvouřádková záhlaví
Tohle není dobře:
Vypadá to hezky, ale špatně se vám bude filtrovat, vybírat data. Pokud to jde, udělejte to tak, aby bylo záhlaví na prvním řádku. Bude se vám s tím skvěle pracovat:
3. Nevynechávejte v tabulkách řádky
Pokud máte nějaký seznam, nevynechávejte řádky. Spoustu lidí to dělá třeba pro optické oddělení, ale Excel to mate, myslí si, že to je konec tabulky a tak se k tomu chová.
4. Nepoužívejte formát měny
Formát měny je jenom formát. Informace o něm se nepřenáší do vzorců, kontingenční tabulky či PowerQuery. Mnohem lepší je používat styl čárky (tři nuly na liště) a jednotku napsat do záhlaví, jako je to na obrázku výše.
5. Nepoužívejte barvu jako nositel informací
Vím, že si rádi zvýrazňujete řádky barevně: Třeba odbavené objednávky a podobně. Nedělejte to. Nedá se s tím dále pracovat: Barevné řádky nespočítáte, nebudete schopni s nimi pracovat ve vzorcích ani kontingenčních tabulkách. Místo toho si udělejte pomocný sloupec, tam doplňte potřebné informace a pak zapněte podmíněné formátování.
6. Všechna čísla musí být vidět
Nikdy do vzorce nedávejte čísla, která se mohou změnit: Kurzy měn, sazby DPH atd. Čili převod na eura stylem =AI/25,23 je špatně. Velké riziko chyby. Raději si kurz eura vypište do buňky a pak na ni odkazujte.
7. Neupravujte jednotlivě vzorce ve sloupci
Platí pravidlo, že každý sloupeček má mít konzistentní vzorec. (Případně řádek). Jednotlivé zásahy do vzorců, protože třeba jeden dodavatel má slevu, jsou zlo. Absolutně ztratíte kontrolu, kde co je, je to velmi náchylné na chybu a špatně se to udržuje. Vždycky to jde udělat tak, aby byl vzorec konzistentní.
Jak to dělat lépe?
Dozvíte se ve videu výše, nebo v mých školeních, viz Má firemní školení a workshopy.
🙋 Jsem inovátor na volné noze
- Pomáhám firmám s inovačními projekty.
- Učím lidi ve firmách AI a inovační dovednosti.
- Školím jednoduchým jazykem, zábavně a trpělivě.
- Tvořím videa, točím podcast a píšu blog.
Líbilo? Odebírejte můj newsletter 👇
Jestli se vám články líbí, rád vám každý čtvrtek pošlu přehled těch nových za předchozí týden: