Na této stránce najdete pak stručné shrnutí a praktické ukázky

Timeboxing je způsob řízení úkolů. Nepoužíváte při něm todo-list, ale úkoly si píšete rovnou do kalendáře jako události.Používám ho už rok a půl a obrovským způsobem to zvýšilo mou produktivitu.

Proč to funguje?

  • Víte, kdy můžete slíbit termín
  • Předcházení večerního dodělávání, když se nakupí práce (u mě 90% redukce po zavedení)
  • Snižuje rozhodovací paralýzu
  • Lze snadno přeplánovat den během pár vteřin
  • Plánujete dle energie
  • Zlepšujete se v plánování (zpětně vidíte, jak vám to šlo)
  • Kalendář narozdíl od todo listu není nafukovací
  • Snižuje to prokrastinaci
  • Jet podle kalendáře vyžaduje mnohem méně vůle než dělat neustále rozhodnutí

Ukázky mých dní

Takto vypadá můj typický týden.

Všimněte si bloku „spánek“ – ten jsem si neplánoval dopředu. Timebox si ale zpětně upravuju podle reality. To zlepšuje moji schopnost odhadovat čas, kolik bude práce trvat. Navíc mám přehled, co jsem dělal.

Takto vypadá jiný týden.

Mám barevně rozlišené činnosti:

  • Žlutá = samostatná práce
  • Modrá = schůzky
  • Oranžová = školení a workshopy, které vedu
  • Zelená = osobní a rodina
  • Fialová = tvorba obsahu

Používám „Admin“ bloky pro řešení mailů, telefonů a tak. Pokud to jsou kratší úkolu, tak je združuju, nejmenší blok má 30 minut.

Přeplánování v případě zabere pár vteřin. Když mám něco urgentního, musím se ale rozhodnout, kdy udělám to, co jsem měl naplánováno původně. To pomáhá předcházet večerním dodělávkám:

Google kalendář mi navíc podle barev ukazuje statistiku, kolik strávím času kterou činností – viz panel vpravo:

Pokud nechete, aby vám čas vaší samostatné práce neblokoval dostupný čas pro schůzky, jde to v Outlooku i Google kalendáři jednoduše nastavit:

Typické výhrady

Tohle obvykle namítají studenti mých kurzů time managementu:

👉 Nemůžu mít plný kalendář: Můžete nastavit události jako „mám čas“ – viz výše, nebo používat separátní kalendář pro timebox.

👉 Plný kalendář by mě stresoval: Dejte tomu šanci. Vyzkoušejte na 14 dní. Není to pro každého, ale ani mě to nepřipadalo na začátku dobré, ale zamiloval jsem si to.

Podcast a video

Nedávno jsem o timeboxingu natočil epizodu podcastu, kde probírám vše podrobně.

Tady totéž ve formě videa

Další zdroje

Tématu timeboxingu jsem se věnoval také ve svém tříhodinovém videu o mém produktivním systému:

Todo lists don’t work – Harvard Business Review

Líbilo?

Jestli se vám články líbí, rád vám každý čtvrtek pošlu přehled těch nových za předchozí týden:

Autor Jiri Benedikt

Trenér dovedností budoucnosti: Design thinking, Lean, Digi skills. Pomáhám lidem tvořit a růst v digitální době. Chodím po horách, lezu po skalách, ležím v knížkách.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *