Na jaře roku 1998 vešla do mého života horká technologická novinka. Tehdy neuvěřitelná věc, dnes spíše každodení otrava. Jak zastavit tyranii emailem?

Můj příběh s emailem

Třináctého února roku 1992 byl do České republiky slavnostně zaveden Internet (tehdy ještě s velkým I) a spolu s ním samozřejmě i elektronická pošta. V té době email používali hlavně zástupci univerzit. Zajímavé je, že jejich adresy nekončily doménou cz, jako dnes, ale doménou cs, což byla doména první úrovně Československa.
To už teda osobně nepamatuju, v té době mě trápily spíše vyjmenovaná slova.

O pouhých šest let později jsem získal svojí první virtuální schránku. Tehdy to nebylo tak snadné, protože adresu dostali jen zaměstnanci připojených firem, úřadů a škol, případně těch, kteří si za drahé peníze platili domácí internet. Já jsem k internetu přistupoval pod táty z práce, kam mě občas bral o sobotách, když musel něco dodělávat.

A právě v roce 1998 vznikla první služba post.cz, kde si mohl každý založit vlastní adresu a přistupovat k ní přes web. To jsem také hned udělal a adresa benedikt@post.cz byla moje. Chodily my asi 2 emaily týdně, většinou newslettery, které mi táta přes týden tisknul a já jsem si je nábožně ukládal doma do složky.

Pak všechno ale nabralo rychlejší spád. Internet nám zavedli domů.:

Já při vyřizování emailů v roce 1999

Moje druhá schránka měla koncovku iol.cz neboli Internet online Českého telekomu, dnešního O2. Se svým tátou kromě příjmení sdílim i jméno. Nějakou zvláštní náhodou se nám podařilo oběma založit stejný email jbenedikt@iol.cz No a zprávy pak jeden čas chodily tak porůznu do jedné či druhé schránky.

Po telekomu následovala schránka u Centrum.cz, tehdy nejvíc cool počin českého internetu. No a na vejšce jsem v roce 2004 získal po obrovském úsilí pozvánku a zařadil jsem se do elitní skupinky prvních uživatelů Gmailu. Ten mi zůstal do teď, ale spíše už používám schránku na své doméně, která mi doufám vydrží do smrti.

Nic se nezměnilo

Zajímavé je, že za těch 22 let, co používám email, se na něm prakticky nic nezměnilo. Možná snad jen to, že úplně na začátku se na email přistupovalo výlučně přes nějaký program, třeba Outlook, a to z cenových důvodů. Internet byl extrémně drahý, tak bylo potřeba emaily přečíst a odpovědět offline a pak se jen na 2 minuty připojit a schránku synchronizovat.

Jinak je email pořád stejný. Už na začátku to byla v podstatě kopie papírové firemní pošty. Každou novou technologii totiž nejprve používáme úplně stejně jako tu starou, než se ji naučíme pořádně využívat. U emailu ale stále replikujeme původní papírový systém, který jsem sice ještě v práci zažil, ale už jen pro maličký zlomek věcí, co nemohly jít elektronicky.

Představuji si, že před emailem to fungovalo takto: Máte v práci svou schránku s příchozí poštou, kam vám dávají různé dokumenty a na stroji či ručně psané zprávy. Také je tam schránka s odchozí poštou, kam něco dáte, když to chcete odeslat. No a párkrát za den svoji schránku zkontrolujete. No a když chcete napsat dokument a dát někoho do „kopie“ tak si do psacího stroje založíte dva papíry a mezi ně černý průklepák, neboli anglicky carbon paper. Od té doby se příjemce v kopii označuje cc, což je zkratka od „carbon copy.“

Jediná větší změna v práci s emailem, kterou vnímám, bylo konverzační řazení zpráv v Gmailu. Jinak je všechno nachlup stejné celých 22 let, možná pár vychytávek, klávesových zkratek a dalších práci trochu zpříjemňuje. Horší je, že emailů je stonásobně více a staré způsoby přestávají stačit.
Dobrá zpráva je, že se v poslední době konečně trochu začíná dařit email nahrazovat novými formami komunikace, které jsou již narozené v digitální době. Ne vždycky nám to jde a ne vždy jsme produktivní, ale Microsoft Teams, Basecamp, Slack, Microsoft 365 nebo Notion ukazují cestu. Kromě toho jsem v nedávné době měl možnost vyzkoušet dva pokusy o revuluci v emailu – služby Hey.com a Superhuman, o kterých vám nyní řeknu.

Hey.com – nejzvláštnější email na světě

Hey.com

Hey.com je služba od mé oblíbené americké firmy Basecamp, kterou na svém blogu a ve svém podcastu často zmiňuju jako inspiraci pro inovativní a moderní firemní kulturu. Jejich primární nástorj je Basecamp, což je nástroj pro týmy, jak spolupracovat na dálku. Řekl bych něco jako Microsoft Teams, akorát je tu už více než 10 let déle.
Basecamp je také známý svým bojem proti nešvarům korporátních kultur jako je přehlcení informacemi, schůzkami, přesčasy. Dali si obrovský úkol a to vytvořit email, který je víc lidský a více odpovídá dnešní době. A taky neprodává vaše data.
Tady je pár základních principů, na kterém Hey.com to stojí

  1. Ne každý vám může napsat email. Všichni máme emaily více či méně zaplaveny různými nevyžádanými neslettery, nabídkami, představeními a podobně. Já osobně mám pocit, že jsem na tlačítko odhlásit klikl snad desetitisíckrát, ale pořád to nepomáhá. Hey.com má opačný přístup. Má nástroj který se jmenuje Screener. A to spočítá v tom, že když vám poprvé přijde email z neznámé adresy, nespadne vám do schránky, ale zůstane viset ve Screeneru, kde se sami můžete rozhodnout, jestli daný odesílatel vám může psát nebo ne. Když dáte ne, nikdy vám email nepřijde. čili je to princip opt-in, nikoli opt-out.
  2. Další užitečná funkce je Feed – tam padají všechny newslettery, reklamy, takové věci, co nemusíte povinně číst, ale občas je projedete. Líbí se mi, že hey.com je řadí za sebou jako feed na sociálních sítích, můžete je tak rychle a jednoduše čas od času projekt.
  3. Pak má tento emailový klient také nástroj paper trail, neboli přihrádku na papíry, kam vám chodí různé účty a podobně. Takové věci, co se můžou někdy hodit.
  4. No a to co projde těmito třemi síti, spadne teprv do vaší schránky, které říkají imbox s m, jakože zkratka od important box.
  5. Co se mi také líbí je, že když procházíte mail, můžete využít super tlačítko „Reply later“ – odpovědět později. Do té složky naházíte zprávy, které potřebují nějakou delší odpověď nebo přípravu a pak třeba jednou za den si tuto složku otevřít a v klidu vše vyřídit. To je opravdu super.
  6. Pak tam jsou takové drobné vychytávky, jako že když vám třeba někdo pošle zprávu bez předmětu, nebo s vágním předmětem, můžete si předmět konverzace sami změnit, aby se vám to pak dobře hledalo.

Hey.com je hodně specifické a spoustu věcí to neumí, někdy záměrně. Basecamp má ke svým produktům filozofii podobnou Applu: Takhle si myslíme, že ten produkt má fungovat a že takhle to bude pro vás nejlepší, berte nebo neberte. Ale je pravda, že to funguje skvěle. Pro firemní použití jsem se přejít neodvážil, protože stále ještě nemá hey.com dobrou integraci na kalendář, což je pro mě kritické.
Podívejte se ale na Hey.com, mají tam produkt hezky popsaný a jsou tam o tom super videa přímo od Jasona Frieda, ředitele basecampu. Dobré je, že některé z jejich vlastností jde replikovat nastavením v Gmailu, což jsem taky udělal.

Jinak zapomněl jsem zmínit, že hey.com není zadarmo, stojí 100 dolarů ročně, což není úplně málo. Ale zdaleka to není nejdražší email

Superhuman.com – nejdražší email na světě

Existuje ještě jedna služba, která vás ročně vyjde na celých 360 dolarů, neboli 7 660 Kč. Ano, existuje mail, který stojí 30 dolarů měsíčně. Není to nesmysl? Vyzkoušel jsem za vás a podělím se o svoji zkušenost:

Tato služba se jmenuje superhuman.com. Na rozdíl od hey.com nenabízí přímo schránku, je to ale klient pro Gmail a Google Workspace. Jejich hlavní inzerovaná výhoda je, že díky jeho rychlosti a všem vychytávkám zvládnete vyřídit email dvakrát rychleji. A to za 30 dolarů stojí, nebo ne? Pojďme úplně na začátek, velmi zajímavý je celý customer experience od první návštěvy webu až po spuštění služby.

Fronta jak před VIP klubem a její vyhazovač

Když přijdete na superhuman.com, hned na vás vyskočí dotazník, který se vás v asi dvaceti otázkách vyptá na to, jak používáte email, jaké máte návyky a zvyky. Poté vám řekne, že jste stotisícátí v pořadníku a budete pravděpodobně čekat týdny a měsíce, než vás do služby pustí.
Mě se ale stalo něco jiného. Hned mi to napsalo, že mám speciální možnost přeskočit pořadník a dostat se do služby hned. Zvláštní, říkal jsem si tak jsem začal trochu googlit. Zjistil jsem, že pravděpodobně se to celé má tak, že v dotazníků si vás kvalifikují, jak je pravděpodobné, že si službu předplatíte a dlouho u ní vydržíte. Také zjišťují, jestli nepoužíváte něco, co by vám službu bránilo využít, třeba jestli nemáte email jinde než u googlu, nebo používáte sloučenou schránku pro více účtu a podobně. Pokud jste nadějný kandidát bez překážek, pustí vás předběhnout frontu. Je to jako vyhazovač před klubem, který pustí toho, kdo se mu líbí. A tady začíná celá aura exkluzivity kolem tohoto produktu.

Váš osobní onboarding s živým člověkem

Poté se stalo něco, co mi vyrazilo dech. Přišla mi zpráva, že kdy mám čas, aby mi zaměstnanec Superhuman osobně pomohl službu zprovoznit a provedl mě všema funkcema. Že budeme mít půlhodinovou schůzku jeden na jednoho. To je hodně zajímavý přístup, evidentě mají spočítané, že osobní onboarding jim pomůže uživatele rychle naučit s nástrojem pracovat, přeci jenom měnit emailového klienta je hodně stresující záležitost. No a takoví uživatelé pak u služby déle vydrží a třicetidolarovky se sypou.
Můj pohovor na dálku ze silicon valley vedla milá Američanka čínského původu, který mi vše hezky ukázala, ptala se na moje podnikání a vytvořila opravdu milý první dojem.
Těšil jsem se tedy na ten zázračný produkt. Musím říct, že je to opravdu propracované do nejmenšího detailu. Rychlost reakce každého kroku je prý menší než 100 milisekund, čili v podstatě okamžitě. Celé to můžete jednoduše ovládat klávesnicí, je tam moderní „příkazový řádek“ s našeptávačem, který mám v aplikacích obecně hrozně rád. A desítky a stovky vychytávek, evidentně někdo se nad tím opravdu zamýšlel. Mají rychlou zákaznickou podporu, žádné tickety, napíšete email a za pár desítek minut vám odpoví jako starému kamarádovi.

Stojí to za 30 dolarů měsíčně?

Vyplatí se služba tedy? Jak komu. Myslím, že hodnota, kterou za 30 dolarů dostanete, je kromě vychytávek pro zrychlení práce také pocit výjímečnosti a pocit produktivity. A funguje to jako u cvičení nebo jídla – existují programy s vysokou cenovkou, které když zaplatíte, tak už to samotné vás motivuje dosáhnout výsledky a tady je to podobné.
U mě je základní problém ten, že mi nechodí moc mailů. Nemám žádné trvalé zaměstnance a komunikuji v jeden okamžik jen s pár lidmi od klientů. Navíc Gmail ovládám skoro kompletně pomocí klávesnice a vyřízení mailů mi denně zabere jen pár minut. Mnohem delší čas pak zabere odpovídání, což za mě ani tento nadlidský email nezvládne. Takže už nejsem superhuman, ale byla to zajímavá zkušenost.

Co bude dál s emailem?

Email je tu s námi už dlouho a asi také bude. Z univerzálního nástroje ovládající většinu naší elektronické komunikace ale větší a větší díl usekávají jiné platformy, které jsou lépe uzpůsobené moderní technologii a moderní době, třeba MS Teams. Neznamená to, že máme ale vyhráno. Nov nástroje přinášjí nové výzvy a nové problémy. Ale takhle jsme si to asi my lidi s tím technologickým pokrokem vymysleli.
Já vám přeju, ať zvládnete co nejlépe svůj email. Ať vám chodí emailů co nejméně, jenom těch pár příjemných, jako o zvýšení platu nebo nových prodejích či klientech nebo pochvaly od nich. A ať se nezblázníte z těch nástrojů nových, které více a více bojují o naši pozornost. A jestli chcete, napište mi zprávu na jiri@jiribenedikt.com. Váš email si určitě přečtu a pokud se v dohledné době nestanu příliš slavným nebo nezpychnu, tak vám i odpovím.

Líbilo?

Jestli se vám články líbí, rád vám každý čtvrtek pošlu přehled těch nových za předchozí týden:

Autor Jiri Benedikt

Trenér dovedností budoucnosti: Design thinking, Lean, Digi skills. Pomáhám lidem tvořit a růst v digitální době. Chodím po horách, lezu po skalách, ležím v knížkách.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *