Dnes vyšlel další díl páté epizody mého podcastu Další kroky, ve kterém vyprávím vlastní i přečtené příběhy ze života i z práce o zajímavých věcech.
O čem je dnešní epizoda?
Ano, toto je opravdu podcastová epizoda o Excelu. Možná první a jediná na světě. Nebudu vás učit tipy a triky na vaše tabulku, ale zamyslím se, jestli Excel vůbec patří do dnešní doby, jak ho používat správně, na co je dobrý a na co byste už měli používat jiné nástroje.
Pokud chcete dostávat upozornění na nové díly, můžete jít na JiriBenedikt.com/novinky a já vám každý čtvrtek pošlu co je nového jak v podcastu tak na mém blogu. Budu taky rád, když podcast budete sdílet a doporučíte ho lidem, které by mohl zajímat. Pokud mi chcete cokoli vzkázat, okomentovat to, co říkám, nesouhlasit, nebo přidat vlastní zkušenost, napište mi email na adresu jiri@jiribenedikt.com, všechny emaily čtu a na všechny odpovídám.
Dobrý den všem rád bych se poděli o mé nedávné prozření ohledně četby knih.
Před pár lety jsem si vytvořil takovou interní hru jakože kolik knížek přečtu za rok. I možná pod vlivem Goodreads se z toho stala taková badge of honor.
Bohužel to mělo hrozně hloupé dopady na mojí četbu.
Je možné nastartovat firmu k inovaci tím, že budete po lidech chtít zlepšení, které jim ušetří dvě sekundy denně?
Rád vyprávím příběhy firem, které na to jdou jinak, než ostatní. Které jdou proti proudu. Které vytvořily kulturu, kde vznikají neskutečné inovace, ale kam lidé chodí rádi, a kde zažívají pocit naplnění z práce. Dnešní příběh bude o firmě, kde dokázali obrovské věci tím, že naučili zaměstnance ušetřit dvě sekundy svého času.
Firma se jmenuje Fastcap. Jsem si na 99,9% jistý, že jste o ni neslyšeli ani nemáte doma jejich výrobky. Je to malá americká firma, která vyrábí pomůcky a materiál pro truhláře, zejména na výrobu různých vestavěných skříní a nábytku na míru.
Mají 60 zaměstnanců a obrat v přepočtu asi 400 milionů korun, což by i v česku firmu řadilo spíše mezi menší výrobce.
Firma je známa v oboru díky své obrovské inovativnosti, díky tomu také už mnoho let roste a prospívá. Možná mnohem více se ale proslavila svou neotřelou firemní kulturou a nastavením, které ji umožňují takto skvěle fungovat. Za kulturou stojí zejména zakladatel a stoprocentní vlastník Fastcapu Paul Akers, který o ní ve svých knihách a videích na youtube mluví svým typickým experesivním, asi bychom řekli americkým stylem.
Dnes vyšel další díl páté epizody mého podcastu Další kroky, ve kterém vyprávím vlastní i přečtené příběhy ze života i z práce o zajímavých věcech.
O čem je dnešní epizoda?
Před pár měsíci jsem zažil jeden z největších přelomů v mém pracovním životě. Objevil jsem totiž metodu s tajemným německým názvem Zettelkasten která mi změnila život a může pomoci i vám.
Možná vám úvodní věta dnešního podcastu přijde trochu přifouknutá a ťukáte si na čelo. Ale slibuju, že to bude opravdu dobré. Budeme se bavit o tom, jak vytvořit pomocí systému poznámek druhý mozek a jak lépe přemýšlet.
Pokud chcete dostávat upozornění na nové díly, můžete jít na JiriBenedikt.com/novinky a já vám každý čtvrtek pošlu co je nového jak v podcastu tak na mém blogu. Nové články a epizody můžete také odebírat přes můj účet na Twitteru. Budu taky rád, když podcast budete sdílet a doporučíte ho lidem, které by mohl zajímat. Pokud mi chcete cokoli vzkázat, okomentovat to, co říkám, nesouhlasit, nebo přidat vlastní zkušenost, napište mi email na adresu jiri@jiribenedikt.com, všechny emaily čtu a na všechny odpovídám.
Když se řekne standardizace, dokumentace, evidence úkolů, možná si představíte nudu, prudu a byrokracii velkých korporací a státního aparátu. To přece startupy nedělají, tam se tím nezdržují, řeknete si možná. Opak je pravdou. Ti nejlepší to dělají opravdu důkladně.
Jedním z principů Lean managementu od jeho vzniku v padesátých letech je právě důraz na standardizaci práce: Najít společně nejlepší způsob, jak dělat nějaký proces, zapíšeme postup a všichni se podle něj řídí. Tím předejdeme zdržením a chybám. A když přijdeme na lepší postup, prostě ho upravíme. Když přijde někdo nový, může podle postupů hned jet.
Standardizace práce podle popisu výše je neuvěřitelně funkční nástroj pro sktuečně štíhlé provozní řízení. Problém je, že ve velkých firmách extrémě nabobtnal, ze všech směrnic se stal obrovský byrokratický proces, kterého každý štve. Když lidi věci nemají rádi, nedělají je nebo je různě šidí. No a pak nefungují.
Startupy musí používat standardizaci práci už z toho důvodu, že často pracují distribuovaně a mají rychlejší obrátku zaměstnanců. Lidé v technologických firmách pochopili, že když se každý na cokoli každého doptává, žere to strašně moc zdrojů. Také je drahé pořád zaučovat nové lidi. Proto začali ve velkém používat postupy, ale mnohem chytřeji, než je zvykem v korporací.
Hezky je to popsáno ve videu níže, kde firma Notion popisuje, jak oni řídí svůj provoz. Notion právě vyvíjí stejnojmený systém pro řízení firemních workflows, dokumentů, úkolů a databází, o kterém jsem už zde na blogu psal. Takže se nabízí, že právě oni ho budou využívat na maximumu.
Ve videu vás dva jeho zaměstnanci provedou pro mě naprosto fascinujícím způsobem, jakým Notion používá Notion.
Pár zajímavostí, jak to dělá Notion
Říkají o sobě, že budují „Culture of documentation“
Mají celofiremní databázi dokumentů. Každý si tak může přečist cokoli, odbourávají tak sila. Každý můžet také komentovat cokoli.
Stejně evidují i procesy, a to na úrovni firmy. Takže cokoli potřebujete udělat, dohledáte, jak se dělá. Když máte nápad, jak to zlepšit, stačí dát návrh.
Mají celofiremní databázi úkolů, takže každý vidí, na čem dělá každý ze stovek zaměstnanců. Úkoly můžete filtrovat podle lidí, týmů, projektů.
Projekty se řídí také v Notionu. Všechny dokumenty a úkoly z projektů zároveň padají do celofiremních databází.
Pokud zakládáte nový projekt, existují na všechno šablony, takže dokumentace projektů je tak standardizovaná.
Tady o tom mluví na videu
Mimochodem, taky mě absolutně fascinuje, že takovýto komplexní systém jste schopni v Notion vytvořit i pro svojí firmu bez jediného řádku kódu a bez externích konzultantů.
To by u nás nefungovalo…
…říkáte si asi. Je mi jasné, že toto má dva základní problémy.
Každý nemůže vidět do všeho. Chápu, že ve velkých firmách nemůžete dostat přístup k zápisům z porad představensva nebo HR. Musel byt tak existovat nějaký systém, kdy by citlivé dokumenty byly skryty. Myslím, že tenhle systém logicky musí využívat i Notion, jen to ve videu nezmiňují.
Nejsme softwarová firma, naše projekty a procesy jsou výrazně složitěší. To chápu. Každý obor má své výhody a nevýhody. Věřím ale, že v každém oboru jde vybudovat kulturu dokumentace, tak jak ji popisuje Notion.
Co říci na závěr. Věřím, že tohle je budoucnost. Jak po procesní stránce, jak to mají nastavené, tak principy, na kterých je postavený Notion jako nástroj samotný.
Update: Microsoft kopíruje notion
Tenhle post neni o Notion samotné, ale o procesu. Přesto doplňuju důležitou zprávu:
2. Listopadu Microsoft představil Microsoft Loop, což je kopie Notionu, kterou zavede do Microsoft 365. První verze asi jako obvykle nebude nic moc, ale hurá, tohle je fakt skvělá zpráva pro všechny z velkých firem, co mají Microsoft 365:
Update: Jak vytvářím vlastní osobní „kulturu dokumentace“
