Co mě v time managementu naučila naše třítýdenní Anička

Jednoho krásného letního dne asi před třemi týdny se nám narodila Anička. A za ty tři týdny už nás toho stihla hodně naučit o životě a i o time managementu. Rád bych se s vámi podělil o to, co jsem si v tomto krátkém, ale intenzivním období vzal. Pokračovat ve čtení “Co mě v time managementu naučila naše třítýdenní Anička”

Okamžitě z cesty pryč!

Když dostane manažer na schůzce nějaký úkol, většinou to je něco ve stylu

  • Někoho s někým propojit
  • Zorganizovat nějakou další schůzku
  • Zjistit nějakou informaci

Znám hodně manažeru, který dělají to, že když dostanou úkol, udělají vše pro to, aby ho udělali přímo na meetingu, i za cenu, že na ně ostatní čekají.

Nejdřív mi to připadalo jako plýtvání a neúcta k času účastníkům. Pak jsem ale pochopil, že je to menší zlo, než že to ten manažer odloží a udělá to až za 4 dny v pátek navečer, kdy se k tomu konečně dostane.

Okamžitý follow up je zásadní vlastnost manažera. Nebo vlastně kohokoli. Pokud jste totiž na “kritické cestě” projektu, musíte z ní co nejrychleji pryč.

Učím se to. Mám tendence to nedělat, prokrastinovat na to, říkat si, že vše vyřídím na konci dne po všech schůzkách. Pak ale už na to nemám energii nebo zapomenu, ráno je úplně zabité a najednou mi to na stole leží den, ne-li dva.

 

 

 

Dokážu obstát?

Dokážu obstát jen tak?

S textem? S holou myšlenkou?

Ke svým článkům na blogu přidávám vždy velkoformátový obrázek, ilustraci vyjadřující emoce daného článku, zaměstnávající oči. Vždyť oči zaměstnávají 80% smyslových neuronů.

Obstojím ale v dnešní éře videa jen tak, s pár řádky textu denně? Zatím nevím. Budu to zkoušet. Dejte vědět.

Kdy vás naposledy v práci nechali mluvit 2 minuty?

Kdy jste měli možnost nepřerušeně na schůzce mluvit 2 minuty? Pokud nejste CEO, tak asi dlouho ne. Co kdyby ve vaší firmě existovalo “2 minute rule” – pravidlo, že kdokoli řekne “dvě minuty”, dostane prostor 2 minuty nepřerušeně mluvit, aby byl schopen dokončit myšlenku?

To je jedno z pravidel, které zmiňuje Ray Dialo ve své knize Principles. Knihu jsem nezačal číst, toto znám z jeho skvělého TED talku o své investiční firmě Bridgewater, kde vybudoval extrémně zajímavý systém pravidel a procesů, které jim pomáhají dělat správná rozhodnutí.

Ted Talk o tom jak vy budovat firmu, kde nejlepší nápady vyhrávají:

 

Drž hubu a šoupej nohama

Velké firmy vytvářejí v lidech mýty:

  • Že máme být vděčni, že tam můžeme pracovat.
  • Že výsledek firmy je naše osobní odpovědnost.
  • Že je třeba se podřídit, držet hubu a šoupat nohama

Výsledkem může být i to, že lidé dlouhodobě dělají do noci práci, která je nebaví, protože cítí nějakou odpovědost vůči firmě. To je zvrácené!

Pracovat pro firmu nic špatného. Buďte ale odpovědni sami sobě.

Tip na víkend: Navrhněte si své ráno

Asi se shodneme, že nexistuje univerzální ráda, jak trávit rána. Jestli vstávat brzo nebo pozdě, co snídat, jak se nastartovat, jak si udělat ráno příjemné. Každý je jiný, žije jinak, funguje jinak.

Shodneme se ale, že každý chce mít příjemné, krásné a produktivní ráno.

Stejně jako nic v životě, nikdo to za nás neudělá, své ráno si musíme vytvořit sami.

Naštěstí nejsme jediní, kdo vstává. Pro inspiraci doporučuju web

www.mymorningroutine.com

kde celá řada úspěšných lidí popisuje, jaká jsou jejich rána. Můžete dokonce filtrovat podle profese, jestli to je ranní ptáče nebo noční sova, jestli má děti, muž/žena atd. Pěkná stránka, pěkné počtení. Třeba u ranního kafe.

Zlatý grál korporátní byrokracie

Představte si, že potřebujete zjistit nějakou informaci uvnitř Vaší firmy. Kolega Vám doporučí, že informaci má určitě pracovník A.

  1. Pracovník A řekne, že informaci nemá,
    ale odkáže vás na pracovníka B.
  2. Pracovník B taky informaci nemá,
    ale doporučí kontaktovat pracovníka C.
  3. Pracovník C neví,
    ale je si jistý, že informaci dodá pracovník A.

Zlatý grál korporátního plytvání zdroji.

Tip na apku #4 Náhrada textu

  • Kolikrát za život napíšete svůj email, telefonní číslo, adresu?
  • Kolikrát za život někomu posíláte své číslo účtu, které pokaždé odněkud kopírujete?
  • Kolikrát píšete v emailu stejné fráze, názvy produktů, odkazy?

Naštestí existují programy typu “text expansion” nebo “text replacement”, které toto umí pořešit – na klávesovou zkratku dokáží nahrazovat často psaný text. Používám a ladím to již roky, nechápu, jak jsem mohl dřív žít bez toho.

Dnešní doba přeje automatizaci, pojďte tedy aspoň trochu zautomatizovat opakované úkoly.

Jaké programy použít?

Windows

  • Phrase Express – ten mám vyzkoušený, zdarma pro nekomerční použití, jinak 49$
  • FastKeys – profesionální, umí i další automatizaci, cena 19$ vypadá fakt skvěle
  • Texter – jednoduchý, zdarma bez instalace
  • Autohotkey – univerzální, ale s trochu “ajťáckým” nastavováním

Mac + iPhone

  • Náhrada textu. Defaultní v každém macu i iphonu, můžete začít hned používat. Synchronizuje zkratky s iPhonem.
  • Alfred – za 14 GBP má v sobě pokročilou náhradu textu, včetně vyskakovacích menu. Umí i spoustu dalších skvělých věcí pro produktivitu (např vícenásobná schránka, automatizace atd), používám každý den.

Android

  • 100% něco existuje a možná to je i vestavěné, kdo ví, prosím o komentář 🙂

 

Jaké zkratky používám?

Používám systém “xx” + tří- až čtyřpísmenná zkratka. Zejména tyto:

  • xxjbe – jméno
  • xxgma – emailová adresa gmail
  • xxjir – emailová adresa firemní
  • xxico – IČO
  • xxdic – DIČ
  • xxuli – ulice
  • xxadr – plná adresa
  • xxtel – telefon
  • xxblo – adresa na blog
  • xxk10 – doručovací adresa
  • xxpod – podpis do mailu
  • xx mba – číslo účtu mbank
  • xxubiz – účet firemní
  • xxiban – IBAN
  • xxbic – BIC

 

Ale také mám předpřipravené časté emaily, zejména ohledně školení. Když jsem byl v ehotelu, tak jsem používal také různé fráze do emailu, jako třeba “Kdyby cokoli, kdykoli mi napište nebo zavolejte.”

Návod, kde to najít na iPhonu

Nastavení > Obecné > Klávesnice > Náhrada textu

Návod, kde to najít na macu

 

 

 

 

díky a ať se daří!

 

 

 

Škola emailu #3: Za tohle vás budou nenávidět

Tohle je skvělý trik s emailem, ale podle mých průzkumů na školení time managementu ho používá jen cca 30% lidí.

Znáte tu situaci, kdy se vám něco zpozdí, protože vám někdo jiný něco nedodá mailem nebo neodpoví? Jasně, věci, které pro vás mají vysokou prioritu nemusí mít stejnou prioritu pro příjemce emailu, a tak vám nezřídka neodpoví. Jak se tomu vyhnout:

  1. Založte si složku, štítek (Gmail) nebo vlaječku (Outlook) s názvem “Odpověděli?”
  2. Když někomu pošlete mail a je pro vás důležité, aby vám člověk (včas) odpověděl, označte si no značkou výše.
  3. 1 – 2x týdně (nebo klidně každý den) projeďte váš seznam “Odpověděli?” a v případě, že už je to třeba, tak svůj požadavek zaurgujte.

Funguje to skvěle. Obecně moje zjištění je, že na urgenci lidi reagují mnohem častěji a rychleji než na původní email. Myslím, že spousta lidí jede v režimu “reaguji až na urgence, protože až urgence ukazuje, že ten výstup ode mne fakt potřebují” (podobně jako s platbou faktur)

Proč vás za to lidi budou nenávidět? Protože už nebudou nechat moci vaše emaily vyhnít a doufat, že na ně zapomenete, nebo dodávat věci pozdě.