Rád bych se s vámi podělil o jednu věc, která mi skvěle funguje a pomohla mi nakopnout produktivitu.

Dobrá a špatná zpráva

Nejprve ale jedna dobrá správa a jedna špatná. Ta dobrá je, že to může pomoci i vám. Ta špatná je, že nemusí. Na internetu najdete 1000 + 1 pravidel a tipů, jak být více produktivní. Některé mají vědecky podložené, že dlouhodobě fungují, třeba spát 8 hodin denně. Jiné naopak někomu sice krátkodobě fungují, ale dlouhodobě člověka prokazatelně ničí, třeba spát málo, pít před spaním nebo kouřit. Mezi těmito dvěma extrémy je celá řada různých taktik, postupů a hacků, která někomu funguje, někomu ne. Záleží hodně na tom, jaký jste člověk a jakou práci děláte. Jediný způsob, jak zjistit, jestli vás to posune, je vyzkoušet to.

Hodně dlouho v rámci mého time managementu testuju a řeším, jak přistoupit k administrativě – věcem, které je potřeba vyřídit, udělat, ale není je potřeba udělat teď hned. Dlouhodobě se snažím o eliminaci. Aby ideálně úkol vůbec nepřišel, udělal se automaticky nebo ho udělal někdo jiný. Ale pořád je v mé práci několik hodin týdně, kdy musím vzít do ruky lopatu a všechny tyto povinnosti odházet.

Páteční sněhová koule

Dříve jsem admin dělal v pátek. Vyhradil jsem si čas, většinou odpoledne a pustil jsem se do toho. Není to příliš zábavná část mé práce, ale říkal jsem si, že takhle před víkendem se to dá snést.

Myšlenka dobrá, problém je, že celý ten systém pátečního adminu dlouhodobě nefungoval. Často jsem byl totiž v pátek unavený a neměl jsem už vůli. Tím, že to nebylo důležité ani to nehořelo, tak jsem se na to vykašlal a odložil to na další týden. Přes víkend jsem cítil trochu výčitky a stres, že jsem to nechal takto ujet. A protože od pondělka jsem měl hned naplánované další úkoly a školení u klientů, nestíhal jsem to odbavovat. Admin se tak nabaloval jako sněhová koule a navíc více a více věcí začalo hořet. A přišel pátek a všechno se to opakovalo. Takto jsem řídil svoje úkoly hodně dlouho a tak nějak jsem to bral jako svojí vlastní slabost, že se nevzmůžu ani vyřídit maily.

Pondělí je nový pátek

Pak jsem ale nastavil absolutně odlišný systém. Na administrativu jsem vyhradil pondělky. Přestal jsem si na první den v týdnu plánovat jakékoli schůzky, povinnosti a klientské aktivity. Oni stejně klienti málo kdy chtějí dělat školení v pondělí. Přednost dostala administrativa. Když zbyl čas, vrhnul jsem se na nějaké další věci, třeba přípravu školení, rozvoj webu, nebo i něco soukromého, podle toho, co bylo zrovna nejvíc potřeba.

Tenhle systém mi skvěle vyhovuje i kvůli mému rytmu. V pondělí bývám docela čerstvý a odpočatý, ale trvá mi dlouho, než se rozjedu, nejsem moc kreativní. Takže tahle mentální několikahodinová rozcvička mě nastartovala a v úterý už jsem byl schopen dělat na důležitých věcech pro klienta nebo pro mé podnikání.

Pondělky bez plánu ukázaly ještě další nečekanou výhodu. Všimli jste si, že v pondělí chodí výrazně více mailů, než v jiné dny? Přikládám to tomu, že lidi něco o víkendu napadne, co by chtěli v práci udělat a na začátku týdne to rovnou vykopnou. Celá řada firem má také v pondělí dopoledne porady, kde se rozdělují úkoly. Často se mi tak stává, že během pondělků klient přijde s nějakým novým požadavkem, nová firma si vyžádá nabídku a podobně. A protože mám svůj pondělní polštář, jsem schopen to odbavit hned. A to samozřejmě zlepšuje customer experience mých klientů.

Pondělí 3.0 – když máte dítě

Další vylepšení mých pondělků jsme s manželkou Evou zavedli letos v červenci. Eva totiž nastoupila zpět do práce a Anička začala chodit do školky. Protože jsou jí teprve dva, rozhodli jsme se jí posílat do školky 4 dny v týdnu. Od úterý do pátku. No a protože Eva pracuje jako zaměstnanec na full time, začali jsme pondělky trávit s Aničkou. Jsem hrozně vděčný, že mi moje práce umožňuje časovou flexibilitu. A tak začátek týdne jsem si začali užívat jako čas dcery s tatínkem, jezdíme na výlety a děláme různé zajímavé věci. Protože Eva chodí do práce brzo, vrací se v pondělí už v 15:00. No a to je přesně čas, kdy já zasednu k práci a začnu odhrabávat administrativu. Většinou pracuju několik hodin do večera a zbytek práce pak udělám během týdne. Jsem opravdu vděčný, že pondělky teď můžu mít s Aničkou a i tak stihnout práci.

Ne vždy se mi daří vše skloubit. Navíc teď je doba opravdu divoká. Třeba to přehodnotím a najedu na nějaký jiný systém. Každopádně jsem rád, že jste dočetli až jsem a když budete můj systém Pondělí 2.0. zkoušet, dejte mi vědět, jak to zafungovalo u vás.

Líbilo?

Jestli se vám články líbí, rád vám každý čtvrtek pošlu přehled těch nových za předchozí týden:

Autor Jiri Benedikt

Trenér dovedností budoucnosti: Design thinking, Lean, Digi skills. Pomáhám lidem tvořit a růst v digitální době. Chodím po horách, lezu po skalách, ležím v knížkách.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *