Dnešní článek bude o Excelu. Nebudu vás učit nové tipy a triky, jak ho lépe používat. Ale rád bych se zamyslel, jestli tento nástroj ještě patří do 21. století, nebo jestli je to věc minulosti. Dnes se určitě dozvíte, jak ho používat správně.

Školák s otevřenými ústy

Moje první zkušenost s Excelem začíná v roce 1992, kdy mi bylo sedm let. Můj táta tehdy zkoušel svůj nový pracovní notebook, co všechno umí a co všechno dovede. A já jsem musel sčítat dvouciferná čísla. Když jsem mu přinesl úkol na zkontrolování, tak můj táta jenom ta pekelná čísla, která jsem před tím pracně tři čtvrtě hodiny sčítal, přeházel do dvou sloupečků Excelu, vložil vzorec na sčítání, vyplnil a rychle zkontroloval výsledek. To byl pro mě absolutní úžas z nové technologie. Řekl jsem si, že jednou chci toto také umět.

Pak následovala dlouhá cesta. A teď, po několika desítkách let, se mimo jiné věnuji tomu, že školím ve firmách Excel. Jak jsem říkal, dnes bych se chtěl podívat na to, kam vlastně směřuje tady ten nástroj a jak ho správně používat.

Šest způsobů, jak lidé používají Excel. Jen některé jsou právné

Za tu dobu, co Excel školím, jsem vypozoroval, že lidé Excel používají šesti různými způsoby, respektive k šesti různým věcem. V některých z těch šesti věcí je Excel stále naprosto fantastický nástroj, ale v některých už je dnes velmi nedostačující a zastaralý.

Já s vámi chci projít těchto šest věcí a ukázat vám, kde ho používat a kde třeba už ne.

#1 Příprava formulářů na tisk

První věc, na co lidé Excel používají, je příprava formulářů na tisk. Představte si nějakou docházku nebo nějaký materiál, nějaký formulář k vyplnění. A v Excelu si budete tak různě slučovat buňky a vytvoříte si krásný dokument, který pak vytisknete, a někdo to může na papíře vyplnit.

Tady to je dnes už poměrně okrajová záležitost vzhledem k tomu, že kanceláře jsou víceméně bezpapírové. Občas ale vídávám, že lidé úplně stejným způsobem vytváří formuláře k online vyplnění, že různě poslučují buňky a dají to někomu vyplnit. Třeba mně, novému dodavateli, nebo novým zaměstnancům. To je podle mě naprosto neefektivní způsob S těmito daty se pak velmi špatně pracuje a v neposlední řadě se to velmi nepohodlně vyplňuje.

V tomto případě tedy nemá cenu kopírovat papírový svět a využít mnohem lepší nástroje, jako jsou Google Forms nebo Excel Forms, což je naprosto skvělá
a jednoduchá záležitost, ke které má dnes přístup každý.

#2 Evidování něčeho

Druhý způsob, na co lidé Excel používají, a podle mě i ten nejčastější a nejběžnější, je evidování něčeho. Může to být seznam zaměstnanců, seznam zakázek, seznam zákazníků nebo seznam produktů. Pokud jste OSVČ nebo malinká firma, tak tady na to Excel funguje celkem dobře.

Na první problémy narazíte, jakmile trošku v týmu vyrostete. Pokud je vás pár, tak tady tyto soubory většinou nějakým způsobem sdílíte cloudových úložištích a podobně. Jenomže pak zjistíte, že vám třeba v souboru něco chybí, něco přebývá, že někdo udělal nějakou úpravu, ale nikdo vlastně pořádně neví, kdo to byl a proč to udělal.

Někdy se také může stát, že začne kolovat pět různých verzí seznamu produktů a už nikdo pořádně neví, jaký je ten správný.  A to vytváří spoustu práce, kterou nikdo nechce dělat. Tady to už dnes naštěstí docela dost dobře řeší Google tabulky nebo Microsoft 365. V Excelu již dnes může v reálném čase pracovat více lidí. Vidíte, kdo co upravil, klidně třeba několik měsíců zpátky, a můžete vzájemně komentovat své úpravy. Funguje to i v klasické desktopové aplikaci Excelu, stačí, když je dokument uložen na OneDrive nebo SharePointu. To je věc, která funguje velmi dobře. Čili staré používání Excelu, kdy nevidíte, co kdo udělal, je věc minulosti.

Základní propojení tabulek je snadné

Druhý problém, který lidé z malých firem při svém růstu své společnosti začnou řešit, je, že by si chtěli ta data propojovat. Řeknou mi, že tu mají seznam objednávek včetně čísel IČO odběratelů a podle toho by chtěly z jejich seznamu zákazníků dohledat jméno nebo fakturační údaje.

Tady to je naštěstí poměrně snadné funkcí SVYHLEDAT neboli anglicky VLOOKUP nebo ještě lépe, pokud máte Microsoft 365, tak s novou moderní skvělou funkcí XLOOKUP. Mimochodem pokud se chcete tyto funkce naučit, můžete jít na stránku jiribenedikt.com/svyhledat nebo jiribenedikt.com/xlookup. Tam mám videa a návody, jak se tyto skvělé funkce používají. Protože ať už jdete na jakoukoli pozici, třeba do controllingu nebo financí, vždycky po vás budou tuto funkci chtít. Je to fajn, můžete takto jednoduše propojit tabulky. Má to ale svoje limitace. Sice můžete propojit jednoduché věci, ale jakmile chcete něco složitějšího, tak je to náročné.

Brzo ale narazíte na strop

Jednou za mnou přišel klient s tím, že mají v Excelu seznam zakázek, seznam zákazníků
a seznam produktů a že by chtěli toto všechno propojit. Chtěli by na zakázce vidět, co je to za zákazníka. Problém nastane, když je někdy na jednu zakázku více zákazníků, nebo v jedné zakázce zase může být víc produktů. A teď ty produkty se vyrábí v různých barvách a v různých rozměrech, takže to také musí reflektovat. A také tam potřebují kontaktní údaje k tomu zákazníkovi. Ovšem každý zákazník má několik kontaktů, několik lidí, ale někteří lidé mohou zastupovat více zákazníků.

To, co mi klient popsal, je vlastně datový model s určitými vztahy mezi jednotlivými poli. Na toto je ale Excel velmi nevhodný. Tady to se dělá velmi těžko, kostrbatě. A dřív nebo později se vám to rozpadne nebo vás to začne štvát.

Můžete to vyřešit drahým a robustním systémem. To ale není pro každého.

Pro takové věci nebylo dřív moc nástrojů, jak to řešit. Respektive byli jste odkázáni buď na Microsoft Access, který je sice velmi mocný, ale je poměrně těžké ho intuitivně používat, zejména pak pro nepříliš technicky zdatné uživatele. Nebo pak si můžete zakoupit nějaký podnikový software typu SAP nebo Helios, ale tam už se bavíme o úplně jiných finančních řádech.

Budoucnost dat v malých firmách? Airtable!

Airtable

Neexistuje tady nějaká varianta pro malé firmy nebo startupy. Tedy neexistovala až donedávna. Dnes mě fascinuje například nástroj, který se jmenuje Airtable, což je vlastně taková online databáze, velmi jednoduchá a v cloudu (psal jsem o něm nedávno zde na blogu). A dokáže přesně to, co jsem jmenoval. Propojí všechno, co potřebujete ve vaší firmě, tedy zaměstnance, zákazníky, produkty, zkrátka všechna vaše data. Budete je mít online, v reálném čase. Budete vědět, kdo co upravil. A můžete je třeba také jednoduše sdílet s klientem.

Microsoft Lists

Podobně začíná fungovat nástroj Microsoft Lists, který je součástí Microsoftu 365, což se dřív jmenovalo Office 365. Takže pokud máte tuto verzi Officu, toto tam tedy budete mít. Pokud nemáte, velmi doporučuji, abyste ji ve vaší firmě zvážili, protože obsahuje také všechny zmiňované nástroje na sdílení. A ač tento nástroj není v tuto chvíli tak propracovaný jako Airtable, můžete velmi jednoduše využít tady jeho sdílené seznamy pro sledování nějakých věcí nebo jednoduchých procesů: třeba cesťáky, různé schvalování nebo náborový proces. Vyzkoušejte si to. Myslím si, že ač Microsoft Lists není v dnešní době příliš dotažený, tak je to skutečně budoucnost práce s malými daty nebo s malými procesy v menších týmech.

Patří sem i projektové řízení

Do této kategorie evidence patří také projektové řízení. Sám mám na webu šablonu pro jednoduché řízení projektu v Excelu a byl jsem také na projektech za miliony eur, které trvaly měsíce a které jsme odřídili právě v tomto Excelu.

Projektové řízení má zjednodušeně řečeno dvě úrovně:

1. Projektové úkoly

Na té nižší úrovni jsou jednotlivé úkoly, co musí členové týmu udělat. Dřív jsme používali klasický Excelový úkolovník, případně zápisy, ale tady na to už jsou dnes super nástroje.

Pokud máte Microsoft 365, tak skvěle funguje Microsoft Planner neboli Úkoly, což je nástroj, který už je dnes integrovaný do Microsoft Teams. Umožňuje velmi dobře, takovou jednoduchou nástěnkovou formou, sledovat, kdo má co dělat, dokdy. K úkolům jdou přidávat přílohy, komentáře a velmi to zjednodušuje právě e-mailovou komunikaci
a evidenci, kdo má co dělat. Tím se do určité míry vyhnete nesplněným úkolům.

Microsoft Planner

Planner vychází z nástroje, který už je tady hodně let a jmenuje se Trello.  To je jednoduchý nástroj zdarma, který mohu doporučit třeba malinkým týmům nebo neziskovým organizacím na řízení jednoduchých procesů nebo úkolů.

Pokud jste větší a máte Microsoft 365, používejte Planner, můžete ho mít přímo v Teamsech. Můžete vyzkoušet i jiné varianty. Třeba dlouhé roky je tu nástroj Asana, který je hodně propracovaný. Nebo teď nová vycházející hvězda, která se jmenuje Notion.

2. Projektový plán

Ta druhá, vyšší vrstva projektového managementu, se týká řízení jednotlivých částí projektového plánu, sledování zdrojů, návaznosti, aby se ten projekt stihl a fungoval jako celek. K tomu můžete použít třeba Microsoft Project, který je přímo na toto dělaný. Nicméně bych řekl, že většina projektů ve firmách nemá takovou komplexnost a složitost, abyste potřebovali tento specializovaný nástroj, který navíc jen tak někdo neumí ovládat.

Zmiňovaná Asana nebo Airtable umí základní plánování projektů, jejich zavedení do firmy ale vyžaduje investice, školení a zlomení odporu zaměstnanců. Pokud chcete něco, co budou umět všichni používat a upravovat, tak stále ještě jsem v tomto nenašel náhradu za Excel. Můžete ho třeba připnout do MS Teams jako záložku, aby byl vždy online a aktuální. Sdílený Excel pro nějaký jednoduchý projektový plán je stále ještě to nejjednodušší, co můžete udělat. Ale samozřejmě budu rád, když Microsoft nebo někdo další přijde s nějakou jednoduchou náhradou, jak toto dělat.

Projektový plán v Excelu.

#3 Reporting

Třetí věcí, na kterou ve firmách používají Excel, je reporting. Člověk, který je na controllingu nebo financích, každý den, týden nebo měsíc stáhne data ze systému. Upraví je podle nějakého klíče, smaže nějaké sloupce, něco vyfiltruje, udělá z toho nějaký graf a pošle to někam dál.

Manuální reporty jsou zlo

Rád říkám ten příběh o manuálních reportech, kdy jsem měl klienta, který mi vyprávěl, že takto jednou u jednoho ze svých manuálních reportů omylem poslal svým manažerům prázdný excelový soubor. Nikdo si toho ale nevšiml. A protože tady ten můj klient si chtěl ušetřit čas, tak to zkusil další týden, opět poslal prázdný soubor, opět se nic nestalo. A takto posílal prázdný soubor každý týden po dva roky.

Toto samozřejmě není návod, jak to dělat, nicméně manuální tvorba reportů, kd takto pravidelně upravíte ručně data, není úplně ta správná cesta. V tomto si myslím, že Excel už by se neměl dál používat tímto způsobem.

Makra jako nástroj jsou na ústupu. A je to dobře.

Někdo je zvyklý na toto používat makra – svůj manuální postup nahraje nebo naprogramuje. Pak jenom zmáčkne tlačítko a ono se mu to spočítá. Toto by mohlo vypadat jako dobrý nápad, nicméně používání maker není v tomto případě vhodné, protože vy vlastně nevidíte do nitra, jak to makro funguje a co zrovna dělá. Takže se velmi snadno může stát, že je tam nějaká chyba v makru nebo v datech. Dá se to velmi těžko zkontrolovat a odchytat chyby. Je to takový black box, do kterého nikdo nevidí. Navíc se to těžko udržuj. Musíte mít toho člověka, co to vymyslel, stále zaměstnaného, protože jakmile odejde, už to nikdo nezvládne pořádně upravit. (Respektive pokud je makro řádně zadokumentované a předané, tak to jde, ale to není realita, kterou ve firmách vídám.)

Řešení? Business inteligence. Nebo skvělé PowerQuery, které všichni máte zdarma

Manuální tvorby reportů dříve zabraly firmám v sumě dny, hodiny, týdny a měsíce času jejich zaměstnanců. Dnes naštěstí víc a víc firem používá chytré, business inteligence nástroje jako Microsoft Power BI nebo Tableau a další, které už se dokážou přímo napojit na zdrojová data a vytvářet jednoduché reporty, grafy, aby firmy viděly, jak na tom jsou jejich procesy, jejich finance, a aby to nemusely složitě ručně skládat pokaždé znova.

Toto jsou ale poměrně sofistikované a drahé nástroje. Excel proto zůstává stále ve hře, a to se svojí funkcí, která se jmenuje PowerQuery. Tento násttroj máte všichni zdarma integrovaný v Excelu, jen o něm možná nevíte. Je naprosto úžasná věc. Dokáže automaticky jednoduše brát pravidelně data z nějakých zdrojů, ať už je to z nějakého vašeho účetního systému, z webu, z internetu. Ta data si dokáže automaticky upravit, vytřídit, vyfiltrovat podle toho, jak ho to naučíte. Takže můžete velmi jednoduše automatizovat vaši práci s daty, vaši tvorbu reportu bez využití maker, a to mnohem lepší a modernější technologií. Navíc nemusíte napsat jediný řádek kódu. Pokud jste tedy v controllingu a chcete se zdokonalit, posunout dál v Excelu, tak je rozhodně super naučit se v Excelu Microsoft PowerQuery. Já z něj zůstávám stále ohromen.

#4 Výměna dat

Čtvrtou funkcí Excelu je výměna dat. Tady to je zejména důležité pro obchodní firmy, které si musí vyměňovat spoustu dat se svými obchodními partnery. Ano, sice jsou dnes technologie, jak automaticky napojit své systémy a synchronizovat data mezi zákazníkem a dodavatelem, ale reálně je jen velmi málo malých a středních firem, které toto umí. Proto se firmy v byznysu a v obchodu často shodnou na nejmenším společném jmenovateli, což je v tomto případě Excel. Takže firmy, které obchodují, nakupují a prodávají, si velmi často navzájem intenzivně vyměňují v Excelu různé aktuální verze ceníků, objednávky a podobně.

Je to teoreticky možné, aby toto bylo nahrazeno. A já doufám, že se do budoucna podaří, aby si firmy vyměňovaly data nějakou lepší, modernější technologií. Nicméně si myslím, že ještě uplyne mnoho let, než se toto stane a než Excel bude nahrazen něčím chytřejším, na co všechny firmy hromadně přejdou.

#5 Výpočty a různé kalkulačky

Pátá věc, pátá funkce na Excel jsou výpočty. To je věc, kterou používá poměrně malá skupina lidí, ale v tomto Excel opravdu exceluje. Představte si, že si chcete třeba spočítat daně, máte daňové přiznání. Nebo si potřebujete spočítat, kolik budete platit na hypotéce. Váš finanční poradce si může v Excelu pro vás vymodelovat různé varianty pojištění. Lidé, co kupujía prodávají firmy, si v tom dělají obrovské finanční modely a byznys plány, aby věděli, jak na tom firma může být podle různých scénářů.

Já si takto v Excelu třeba připravuju harmonogram školení, šablonu mám tady na webu k bezplatnému stažení.

Takže Excel je velmi chytrá kalkulačka pro různé výpočty a scénáře. Tady v tom je naprosto nenahraditelný. Pro tuto funkci byl ostatně vytvořen. Myslím si, že Excel v této podobě zůstane s námi ještě mnoho let, možná i desetiletí. Naštěstí se i toto zjednodušuje a Excel je stále chytřejší, ale ten základ zůstane pořád stejný.

#6 Jednorázové analýzy dat

Ta šestá, poslední věc, na kterou je Excel dobrý, jsou jednorázové analýzy. Ve firmě třeba budete mít reporting, všechna data jednoduše online k dispozici v mobilu, v počítači, v různých dashboardech. Ale třeba ve chvíli, kdy se potřebujete zaměřit na nějaký nový problém, máte nějaká nová data, rychle porozumět procesu, stáhnout si data do Excelu
a udělat si nějaké rychlé statistiky, rychlý přehled, tak tady na to je Excel velmi užitečný. Je velmi rychlý, jednoduchý a flexibilní.

Já vždy rád říkám, že Excel je v tomto případě jako lopata. Před sto nebo dvě stě lety, když se stavěl dům, tak lopata byla jediný nástroj, který jste měli. A museli jste s ním pracovat. Pak ale přišla těžká technika, bagry, buldozery, jeřáby. To stavbu velmi zjednodušilo a zrychlilo, nicméně i dnes vidíte pořád na stavbě lopaty. Je to rychlá, jednoduchá a flexibilní věc vhodná k tomu, jak udělat nějaký malý objem práce.

Excel s námi do důchodu bude. Ale zdaleka ne na všechno

Takže já věřím, že Excel s námi bude ještě mnoho let, nicméně jeho role se zúží. Už v něm nebudete připravovat formuláře na tisknutí a pravděpodobně už v něm ani nebudete evidovat vaše data a procesy. Jedině že by Microsoft přidal nějakou funkcionalitu typu Airtable, že by to bylo snadné. Reporting budete dělat opravdu jenom ad hoc, když budete potřebovat něco zjistit. A té práci lopaty možná budou Excelu konkurovat jiné aplikace, více založené na umělé inteligenci (i když Excel ji taky docela už používá). A s čím dál více vašimi obchodními partnery si budete umět vyměňovat data přímým napojením na vaše systémy.

Excel tu tedy bude. Používají ho nejenom lidé v byznysu, ale používají ho i vědci, výzkumníci, je to pro ně stále velmi užitečný nástroj. A je stále užitečné ho znát, ale je také dobré sledovat to, jaké další nástroje nás čekají v naší digitální budoucnosti.

P.S. Pokud se chcete podívat, co všechno jde s Excelem dělat, mám na svém webu pár šablon, které sám používám, bezplatně ke stažení. Pokud se chcete s Excelem naučit, mrkněte na mé videokurzy pro jednotlivce nebo firemní kurzy

Líbilo?

Jestli se vám články líbí, rád vám každý čtvrtek pošlu přehled těch nových za předchozí týden:

Autor Jiri Benedikt

Trenér dovedností budoucnosti: Design thinking, Lean, Digi skills. Pomáhám lidem tvořit a růst v digitální době. Chodím po horách, lezu po skalách, ležím v knížkách.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.